Что «совам», что «жаворонкам» организовать себя непросто. Мы поговорили со специалистом по управлению временем, как работать и отдыхать продуктивно и не отвлекаться на социальные сети.
Консультант по управлению Андрей Гусаковский в своей профессиональной деятельности часто сталкивается с запросами от клиентов по поводу организации оперативной деятельности, проще говоря – текучки. О том, как разобраться со временем и правильно организовывать себя, он делится с читателями CityDog.by.
– Оперативная текучка руководителя состоит из бесконечного перечня задач, вопросов, решений, встреч, коммуникаций, ответов на письма и прочего. Руководители плавают в этом потоке и часто «тонут» либо отсекают себя от потока, теряя возможности, которые таятся в разных источниках информации, – рассказывает Андрей.
– Расскажите немного об управлении временем. Это актуальный вопрос для каждого?
– Строго говоря, временем управлять нельзя. Время – это особенный поток, который мы фиксируем посредством переживания событий или посредством сожалений разного рода: квартал закончился, а у клиента не побывал. Поскольку временем нельзя управлять, надо ставить задачу по-другому – организовывать себя эффективно во времени. Тогда мы фокусируемся на вопросах организации собственной деятельности или шире – организации всей жизни.
Вопрос организации персональной деятельности важен не для всех. Наверняка найдутся люди, которые работают и живут в продуманных и эффективных системах. Эти системы создали организации или семьи, то есть другие люди. В этом случае можно отдаться внешней организованности и чувствовать себя вполне счастливым.
– А могут ли социальные сети быть причиной недостатка времени?
– Основная причина недостатка времени – отсутствие приоритетов или осознанных целей в деятельности или жизни. Это, кстати, связанные темы. В одном исследовании 15 лет назад убедительно доказали, что отсутствие целей у руководителей в бизнесе или профессиональной деятельности коррелирует с неясностью целей в жизни – «синдром размытых жизненных целей». Наведение ясности в отношении личных целей преображает поведение в трудовой деятельности, тогда социальные сети и другие поглотители времени сразу отходят на задний план или на свое место.
– Как же научиться себя организовывать?
– Выбираем место и пространство, где будем себя организовывать: «работа», «дом» или «я и дети». Дальше берем лист А3 и набрасываем все многообразие активностей или задач в этом пространстве – так сказать, «прокачиваем» содержание. На это может уйти 40 минут, а может и целый день с перерывами на обед, – улыбается Андрей.
Затем определяем приоритетные задачи (до 7 штук), выбираем первую и приступаем к реализации. Закончив, осматриваем свой список, обращаем внимание на вторую задачу, проверяем, не изменилась ли ее важность за то время, которое мы уделяли первой задаче. Если изменилась – меняем порядок и опять концентрируемся на первой в новом списке.
Так, по словам специалиста, создастся наиболее важный и актуальный перечень задач. Причем со временем можно будет перейти от слабо структурированного списка к ежедневному плану. Но сразу возникает вопрос, как не остановиться на первом же пункте – создании списка. Ведь у кого-то дома нет плакатов и листов с желаниями на год, десятилетие или целую жизнь.
Хотите мини-конспект из всех наших материалов про сон? Вот он!
– Самый простой способ – вознаграждать себя за выполнение сразу по завершении. Сделал дело – порадовал себя «конфеткой». Радуют нас разные вещи, но иногда и не вспомнишь что-то специальное. Поэтому список «конфеток» надо специально составлять, чтобы глянуть и выбрать небольшой приз. Соответственно, за продуктивно проведенный день/неделю призы могут быть существенны.
– Но вернемся к вопросу сна. Как же все-таки заставить себя вовремя лечь спать? Возможно, существуют какие-то уловки или хитрости, чтобы уложить себя в кровать?
– Лучше всего нас подводят ко сну ритуалы. У каждого они свои: кто-то прочитывает две страницы увлекательной книги, а кто-то прислушивается к своему телу. Кстати, обращение к собственному телу – универсальный способ добиться расслабления и незаметно для себя самого уснуть. Телесные вещи самые сильные, именно поэтому хорошо работают формальные спальные «ритуалы»: переодевание или вечерний туалет. И, кстати, сигнал к тому, что пора ложиться спать, также дает тело: или глаза не видят, или мозги уже не соображают.
– А как заставить себя вовремя проснуться?
– Здесь поможет планирование времени сна. Некоторые исследования показывают наличие двух фаз сна: медленной и быстрой. Продолжительность и характер этих фаз отличаются. Если без медицинских подробностей, то медленный сон характеризуется глубоким расслаблением мышц и длится порядка одного часа. Быстрый же сон длится 15–20 минут и характеризуется мышечной активностью, движением рук и ног, а также частыми сновидениями. Вместе эти две фазы образуют период продолжительностью полтора часа. Замечено, что пробуждение по окончании полной фазы – 1,5 часа, 3 часа, 4,5 часа – дается человеку легче, чем в середине такого периода. То есть если будильник срабатывает внутри периода, то возникает непреодолимое желание полежать еще 10 минуточек. Так, чтобы вставать легко, нужно планировать и рассчитывать время своего сна.
– А что насчет уловок заставить себя встать и выключить будильник, вместо того чтобы переставлять его до бесконечности?
– Еще один четкий способ сокращения времени сна – снижение температуры в спальне. К примеру, в спальне английской королевы, по непроверенным данным, 16 градусов, и каждый градус «вниз» сокращает необходимое время для высыпания примерно на час!
– В последнее время можно часто слышать такую фразу: «Не могу открыть глаза, все из-за чертовой погоды». Насколько это правдивая отговорка?
– Как говорится, «человек определяет ритм, а ритм формирует человека». Поэтому погода тут ни при чем, – объясняет Андрей. – А вот если распорядка нет и человек в разное время и по-разному ложится и встает – ритм отсутствует. Однако у людей с малоподвижным образом жизни могут возникать проблемы с кровяным давлением. Появляется тяжесть в голове, и это легко можно связать с погодой. Тем более что она в последнее время сильно отличается от климатических норм.
В общем, если не можешь «открыть глаза», смотри на предыдущий вечер либо на накопленное утомление.
– А лично вы применяете к себе методы организации?
– Я сторонник волновой теории освоения инструментов тайм-менеджмента (ТМ).
Когда сталкиваешься с волной интереса, надо смело начинать применять все понравившиеся приемы. Со временем волна интереса спадает, но наиболее полезные для себя приемы и способы остаются в багаже и помогают быть эффективнее. Я осваивал науку организации себя во времени в несколько приемов.
В первый раз меня вдохновила книга Д. Гранина «Эта странная жизнь». В ней на основе дневниковых записей А. А. Любищева рассказывалось о совершенно необычной системе времяпользования. Это настолько захватило меня, что я стал хронометрировать свое время, анализировать его по категориям и планировать день.
Следующим этапом была книга Зайверта «Ваше время – в ваших руках». В этот период пришло понимание приоритетности и важности задач. Следующая волна пришла от общения с видным предпринимателем, у которого я увидел систему хранения информации и работу с ней.
Сейчас я не устаю искать и подмечать лучшие практики по организации себя во времени. Ведь ТМ – это настоящая технология жизненного счастья.
Перепечатка материалов CityDog.by возможна только с письменного разрешения редакции. Подробности здесь.
Фото: из личных архивов героя.
ООО «Оптимум Бивай», УНП 191897525
